負責按照該程序對EMS管理體系的有關文件進行控制，確保各部門和相關場所得到和使用有關文件的有效版本。記錄是一種文件，其控制依據4.5.4的要求進行。
 文件的批準，文件在發布前得到批準，以確保文件是充分和適宜的。
EMS手冊和程序文件由管理者代表審核，總經理批準；其他文件的審核和批準按《文件控制程序》執行。
 文件的評審與更新，必要時，辦公室負責組織相關部門對EMS管理體系文件進行評審與更新，并得到再批準。
 文件的標識，辦公室負責編制和更新《EMS管理體系受控文件清單》，并予以發布，標明識別文件的現行修訂狀態的有效版本。丹陽iso14001認證常熟ISO14001認證
 文件的發放，辦公室負責按適用部門范圍發放EMS管理體系文件，并在公司內部網頁上發布，確保使用部門得到適用文件的有關版本。
文件的編號，辦公室負責制定文件的分類編號管理辦法，便于查找和使用規定文件的編制方法和要求，確保文件的清晰、可辨，易于識別。
外來文件管理，外來文件包括與產品、材料有關的文件及適用的法律法規。外來文件接收部門將EMS類文件交辦公室，辦公室負責外來文件的識別并控制其分發。
 作廢文件的管理，辦公室負責及時將失效的EMS類作廢文件從各部門和使用場所收回，加蓋“作廢”標識，防止非預期使用，根據法律法規要求和保存信息需要留存的檔案性文件，加蓋“存檔”或“備查”標識，予以妥善保留。