響應國家號召檔案規范管理，為重視檔案保管國家號召規范檔案整理。檔案盒封面內容填寫也需要規格起來，你還在用手寫嗎，效率低下。一個人需要數分鐘才能完成一個檔案盒的內容，并且長期手寫容易疲勞，造成效率下降，并且易出錯；不規范，不工整。一方面每個人的筆跡風格不一樣，同一批檔案盒都會顯得層次不齊，不美觀；另一方面，手寫的內容無法完全與既定位置對其，會顯得內容不工整。即使使用的是稍進步的針式打印，對盒子的平整度要求太高，折跡處易斷針而且效率不高，同時字跡也不夠黑度，時間一長就更難識別。還有一種印章式，人工手動肯定不能保證工整，顏色有深有淺，我們看圖說話。