無論是企業(yè)還是政府機(jī)關(guān)，都會有大量的文案需要處理，復(fù)雜的工作流程需要安排，決策者需要依據(jù)紛亂的信息作出重要的決定.擁有一套智能化，信息化的辦公系統(tǒng)，對辦公人員和企業(yè)決策者來說，工作效率上的提高是顯而易見的.在網(wǎng)絡(luò)連接千萬家的時代，辦公自動化還使得不同地理位置之間的不同單位或部門之間進(jìn)行協(xié)同辦公成為可能.今天的中國，"企業(yè)信息化"，"政府部門信息化"都忙得如火如荼，一套優(yōu)秀的辦公自動化(OA)系統(tǒng)將是企事業(yè)單位邁進(jìn)數(shù)碼時代的"基石"。

眾所周知，我們絕大多數(shù)企業(yè)和非贏利單位，都采用層層授權(quán)的金字塔式的管理模式，從控制論的角度看，這種模式的好處是容易控制全局，但底層和中層人員與上級之間的信息反饋往往不暢通，高層了解底層的信息除了通過的直接下屬(中層管理者)外，就是自己親自了解，親自了解往往很累通過中層管理人員，則有一個信息反饋的效率和成本問題，無疑，單位的信息化能提高效率節(jié)省成本。

基于層層授權(quán)，各司其職的思想，近年來應(yīng)用較廣的企業(yè)信息管理系統(tǒng)(MIS)，ERP等.這些軟件使企業(yè)高層很方便地了解企業(yè)采購，銷售，庫存以至財務(wù)的情況，企業(yè)的中層到底層都置于了高層的管理監(jiān)督之下.因此這類軟件大多上級對下級控制有余，同級與同級的部門與人員協(xié)作交流不足.控制太多，人就會變成機(jī)器，工作就缺乏樂趣，只有協(xié)作交流起來，工作就變得輕松有趣，更符合人性化設(shè)計，更容易發(fā)揮普通人的智慧和積極.辦公自動化軟件把單位的各個部門緊密聯(lián)系在一起，強(qiáng)化了機(jī)構(gòu)內(nèi)部員工之間，部門之間的信息交流與協(xié)同工作，使得機(jī)構(gòu)內(nèi)部的辦公，業(yè)務(wù)流程都能在內(nèi)部局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行，相互間可以親密地交流協(xié)作!

辦公自動化的發(fā)展是一個不斷進(jìn)化的過程，隨著電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展可以分為以下幾個階段:辦公電腦化，單位有了電腦，可以打印文件，保存數(shù)據(jù)，用一些單機(jī)版軟件等.辦公網(wǎng)絡(luò)化，單位的電腦有了局域網(wǎng)并連上了互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)了資源共享，但內(nèi)部缺乏秩序和安全.網(wǎng)絡(luò)程序化，在辦公網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，有了網(wǎng)絡(luò)辦公軟件的辦公平臺，實現(xiàn)了輕松有序的管理.將來還可能有網(wǎng)絡(luò)辦公的智能化，辦公變得越來越輕松。

辦公自動化軟件，具體來說有哪些作用呢 

 首先能極大地提高工作效率，不用拿著各種文件，申請，單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟炞郑w章.這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。

其次是節(jié)省運營成本:包括時間和紙張。

第三是規(guī)范單位管理:把太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序，比如:公文會簽，計劃日志，用款報銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行。

 第四是提高企業(yè)競爭力，凝聚力:員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極提供了舞臺.無疑，企事業(yè)的單位的內(nèi)部的凝聚力將大大增強(qiáng)。

 第五是使決策變得迅速科學(xué):高層決策不再是不了解情況，缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事，而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策。

 辦公自動化應(yīng)該作為企事業(yè)單位除了生產(chǎn)控制之外的信息處理與管理的集合，應(yīng)該是對于單位的領(lǐng)導(dǎo)來說，OA是決策支持系統(tǒng)，能夠為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)。對于中層管理者OA是信息管理系統(tǒng)，而對于普通管理者，OA又是事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。OA能夠為企業(yè)的管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確，高效，愉快的工作。

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